La semana pasada pospuse esta edición para poder hablar de algo que me parecía más importante, especialmente si eres de sistemas muy rígidos de organización
Pero antes de empezar, un breve aviso. Seguramente muchos y muchas lo sabréis porque me seguís en Psicoflix, pero si eres terapeuta ACT te interesará la formación que estamos lanzando con justo ahora. Hemos reunido a 7 grandes referentes para que profundicemos en nuestro conocimiento y habilidades.
Yo estoy muy entusiasmado con lo que estamos organizando y, si también te interesa, aquí llevas el enlace:
(Por cierto, si eres de las personas que abren este email a primera hora del lunes, es posible que te encuentres la lista de espera y no el botón de registrarte).
Aviso ya de esto porque apuntarse pronto lleva premio. 😊
Método P.A.R.A. por Tiago Forte
Pues este señor de aquí abajo es Tiago Forte y su libro ha condicionado toda la newsletter de hoy.
Seguramente podamos cuestionar alguna que otra frase, pero la verdad es que su metodología me ha gustado mucho y, para ser un divulgador de productividad, no se enreda demasiado en hablarte sobre el “si quieres puedes” que tanta alergia me da.
Con este método tratamos de organizar tanto los elementos que vamos capturando en nuestro día a día, como las tareas e ideas que se nos ocurren en función de 4 secciones: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo.
Es un método orientado a utilizar algún tipo de registro digital y, si te das cuenta, cada sección va avanzando en función de lo cercano y accionable que es:
Esta imagen de arriba está sacada de esta web que explica bastante bien el método aunque, eso sí, lo hace en inglés.
Lo importante es que entiendas cómo nuestra forma de entender la información va a estar medida por su propia “accionabilidad”.
Proyectos
Los proyectos tienen inicio y final y probablemente pueda contener un conjunto de tareas que ir haciendo.
Es cierto que en el libro (y en general) se hace mucha referencia a que estos proyectos tienen que ir orientados a objetivos. Pero desde mi punto de vista, ahora eso sería complicar el asunto bastante. Ya hablaremos de diseñar objetivos en el futuro…
Estos proyectos, a veces, pueden ir dentro de algún Área, pero no siempre es así.
Ejemplos de proyectos:
Organizar una cena con tus amigos
Viaje a Londres
Escribir una edición de tu newsletter
Reformar la cocina
Como ves, pueden ser deseos que generalmente tengas, pero que, de forma realista, deberán tener fecha de inicio y final.
De forma activa, no deberías tener más de 7 u 8 proyectos para que no te pete la cabeza. Ya 8 me parecen bastantes, pero no todos tienen la misma magnitud ni duración.
En mi caso, por ejemplo, tengo el proyecto “Boda de mi hermana” y ahí añadiré algunas cosas durante todo este año.
Áreas
Aquí sí podremos tener tantas como queramos, porque no todas las áreas serán igual de grandes ni recurrentes. Te pongo algunos ejemplos:
Deporte
Finanzas
Viajes
Familia
Aficiones
Tu newsletter
Tu canal de YouTube
Son áreas porque, a priori, no tienes intenciones de cerrar. Van a estar presentes a lo largo de tu vida a no ser que, por ejemplo, decidas cerrar alguna como tu canal de YouTube.
Aquí iremos añadiendo cualquier información o tarea que veamos relevante, puede que esas tareas tengan fecha aproximada o no. Te pongo otro ejemplo:
Área familia
Comprar un regalo para un familiar
(Si lo del regalo fuera un proceso más complejo que ir de tiendas, podría ser un proyecto también.)
Recursos
En esta sección añadiremos todo aquello que nos resulte interesante en general, aunque no vaya dentro de un área necesariamente.
Te recomiendo etiquetar estos recursos por categorías por si tuvieras que hacer una búsqueda en algún momento. Así tendrías algo como esto:
Receta de una salsa - Categoría recetas
Posible regalo para una persona - Categoría ideas de regalo
Newsletter sobre el método P.A.R.A. - Categoría productividad
De esta forma podrás tener tantas categorías como veas necesario, pero no tienes por qué preocuparte en exceso sobre la cantidad de categorías que tienes. En teoría, la mayoría de herramientas que puedes utilizar para esto, suelen tener buscadores por palabras clave.
Archivo
Y por último tenemos el Archivo, que es donde irán todos los proyectos (e incluso áreas) que estén cerrados.
Este sitio siempre será accesible por si en algún momento decidimos rescatar algo del pasado.
Proceso de registro y organización
Puede que mientras me lees tengas algunas preguntas sobre cómo decidir dónde meter algunas de las cosas que tienes en mente. Y por eso te doy esta regla tan sencilla de seguir.
Si no cabe en Proyectos → Área
Si no cabe en Áreas → Recursos
Al archivo irá todo aquello que en su momento fue útil y ahora deja de serlo.
De esa manera irás en línea descendente entre las 4 secciones, como quien intenta meter algo en un cajón pequeño y va aumentando en capacidad hasta que encuentra el cajón más grande.
En cuanto empieces, la sección Recursos podrá ser la bolsa sin fondo donde meter todo lo que quieras, así que debes tener especial cuidado de que no sea un cajón desastre.
Lo fundamental de este método es que tratemos de canalizar todo lo que vemos y pensamos al rededor de nuestros proyectos y si no, en nuestras Áreas.
Es un método de productividad muy orientado a la acción y a las restricciones sobre las mismas acciones. Es decir, que hagas cosas, pero no te plantees hacer más de las que la vida te permite. Y por eso me gusta tanto. :)
Dos hábitos clave
Para terminar, necesitarás desarrollar dos hábitos muy muy importantes: capturar y organizar.
Capturar (reactivo)
Necesitas ser insistente en guardar todo sin pensártelo mucho porque ya habrá momento de organizar. Lo crucial es que uses una herramienta de captura con la que te sientas a gusto, te dejo algunos ejemplos:
Un grupo de WhatsApp contigo
Las notas del teléfono
…
Cualquier cosa vale, siempre y cuando te lo ponga fácil y te permita llevar dicha información a la siguiente fase:
Ordenar (proactivo)
Esta fase necesitará estar fijada en nuestra agenda y formar parte de nuestros hábitos diarios. No debería llevar mucho tiempo, pero es importante que dediques unos minutos diariamente a esta parte para que no se vaya todo al traste.
Lo relevante es que durante esta fase sí tengas la calma para decidir en qué sección va la información o la tarea que has registrado.
Algunas herramientas que puedes utilizar para esto:
Notas de Apple
Notion
Evernote
Google Drive
Cada una tiene sus peculiaridades y tendrás que barajar cuál encaja mejor contigo. Para mí, las mejores son Notion y Evernote por su versatilidad, pero desde luego también puedes llegar a usar la suite de Google para organizar todo.
Después tendríamos que aprender a limpiar aún más la información y darle nuestra visión, pero de esto ya hablaremos en otro momento…
Podcast privado
Si formas parte de la suscripción, hoy te explico con ejemplos muy claritos la forma de usar este método para organizarte, aquí van los puntos clave:
Introducción al método P.A.R.A.
Desarrollar los hábitos esenciales
Aplicación práctica del Método P.A.R.A.
Herramientas digitales para el método
Foco en la consciencia y priorización
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